EU-Förderung für die 2M-Gruppe

Die von der 2M-Gruppe neu implementierte und von der EU geförderte Software ist eine moderne Lösung für das Tagesgeschäft, die sämtliche Aufgaben in Unternehmen abdeckt, so viel wie möglich automatisiert und dazu noch zeitaufwändige, wiederkehrende Vorgänge selbständig erledigt. Dadurch wird der Prozess vollständig digitalisiert. Außerdem ist der Zugriff auf die Software jederzeit und von jedem Ort möglich. Mit Hilfe der Umsetzung sollen weitere Schritte in die digitale und mobile Zukunft der 2M-Gruppe sichergestellt werden. Durch modernes und schnelles Bearbeiten von betrieblichen Prozessen leisten die Digitalisierungsmaßnahmen für die Verwaltung sowie die Bereichsleiter einen sehr wichtigen Beitrag.

Zeit, die sonst für organisatorische und buchhalterische Aufgaben angefallen ist, wird eingespart und ein effektiveres Arbeiten gewährleistet. Die Optimierung des Prozesses führt auch zu einer höheren Einsparung von Ressourcen (Personal, Material, Papier, Toner, usw.). Zudem wird die Kundenzufriedenheit durch den verbesserten Arbeitsprozess und die moderne, digitale Kommunikation sichergestellt. In diesem Zusammenhang können neue Kunden gewonnen und auch die Aufwände reduziert werden. Dies steigert den Umsatz weiter und fördert die Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Die 2M-Gruppe und BSS.CLEAN

Im Rahmen des Vorhabens ist die Installation von BSS.CLEAN geplant, das auf der Basis von Microsoft Dynamics BC entwickelt wurde und eine spezielle Lösung für Gebäudedienstleister darstellt. Auftrags-, Objekt- und Mitarbeiterverwaltung werden vollständig digital integriert und können zentral verwaltet werden. Daten und Informationen müssen nur einmal erfasst werden (Kundendaten, Mitarbeiterinformationen, sowie Objekteinträge). Nach der Integration können alle Aktivitäten, Vorgänge, Verträge und Angebote direkt am Auftrag oder Objekt erstellt bzw. verfolgt werden. Die tägliche Herausforderung eines Gebäudedienstleisters besteht darin, den Personaleinsatz in einer großen Anzahl von Objekten zu planen. Die Bereichsleiter können den Einsatz dank der Software flexibel und effizient steuern bzw. auf das Geschehen reagieren.

Von der Digitalisierung der Zeiterfassung per Smartphone-App bis hin zur automatischen Faktura entfallen künftig die bisher manuellen Tätigkeiten, wie das Ausfüllen von Stundenzetteln, das Abtippen der Arbeitszeiten pro Mitarbeiter und Objekt, sowie die Abrechnung am Ende des Monats. Über die integrierte Auftragsverwaltung und Faktura sind die Arbeitszeiten sofort verfügbar und können automatisiert abgerechnet werden. Damit wird sogar eine umgehende Abrechnung von Sonderaufträgen möglich. Zudem werden die Rechnungen automatisch in die Finanz- und Lohnbuchhaltung übergeben.

Die digitale Personalakte ermöglicht es, alle Mitarbeiterdaten (Namen, Spezialkenntnisse, Ausbildungs- und Persönlichkeitsprofile usw.) übersichtlich zu gestalten. Der Einkauf und die Beschaffung werden digitalisiert und automatisiert, wodurch Ausfälle durch Materialengpässe im Lager vermieden werden können. Die Infrastruktur von Microsoft Dynamics gewährleistet die Sicherheit der Daten und bietet eine zertifizierte Schnittstelle zu DATEV. Dies wiederum garantiert eine sichere, digitale Verbindung mit dem zuständigen Steuerberater. Auch die Anforderungen der DSGVO sind bereits in der Norm enthalten.
Eine Aktualisierung der Software auf die neueste Version wäre im Rahmen der Lizenzen möglich, wenn es um die gesetzlichen Anforderungen und den Branchennormen von Gebäudedienstleistern befasst.